SiS behandler personopplysninger for å ivareta sin forpliktelse som arbeidsgiver, for eksempel for å gjennomføre en ansettelse, betale ut lønn, administrere pensjon og forsikring, avgjøre søknad om permisjon, sykefraværsoppfølging, innberette lønn til skattemyndighetene m.m.

Personopplysninger behandles med hjemmel i personvernforordningen(GDPR) og er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen og for å oppfylle plikter som er pålagt i øvrig lovgivning, slik som arbeidsmiljøloven, regnskapsloven og ligningsloven.

Kun de opplysninger som er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen oppbevares.

For søkere vil vi kun behandle de opplysningene som er nødvendig for å gjennomføre en ansettelsesprosess.

For ansatte behandles de opplysninger som er nødvendig for å administrere arbeidsforholdet.

Personopplysninger som vi behandler vil være:

  • Navn
  • Fødsels- og personnummer
  • Kontonummer
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Navn på pårørende og deres telefonnummer
  • Søknad på stilling
  • CV
  • Attester og vitnemål
  • Ansiennitet
  • Utdannelse/stillingsnivå
  • Stillingskode
  • Ansattnummer
  • Arbeidsavtale
  • Dokumentasjon på eventuelle endringer i arbeidsforholdet
  • Lønnsinformasjon
  • Pensjonsopplysninger
  • Eventuell korrespondanse mellom ansatt og arbeidsgiver
  • Referat fra jobbsamtaler
  • Sykemeldinger, egenmeldinger, fravær
  • Informasjon om oppsigelse og sluttattest
  • Fagforeningstilhørighet

Leder, personal og lønnsavdeling vil ha tilgang til opplysningene. Opplysningene lagres elektronisk og fysisk i en personalmappe i vårt arkivsystem.  Som utgangspunkt skal ikke personopplysninger lagres lengre enn det som er nødvendig. Det er behandlingsansvarliges ansvar å vurdere hvor lenge det er nødvendig å ha opplysningene tilgjengelig. I noen tilfeller har vi en plikt til å lagre opplysningene i en viss tid, i henhold til bl.a. arkivloven og bokføringsloven.

SiS deler lønnsinformasjon for ansatte i virksomheten med arbeidsgiverforeningen Spekter for at vi skal kunne foreta de nødvendige analyser og beregninger for den enkelte fagforenings medlemmer og deres lønnskrav. SiS plikter i henhold til Personvernforordningen artikkel 13 nr 1 (e) samt ansvarsprinsippet og dokumentasjonsplikten som følger av artikkel 24 å ha oversikt over hvem man deler personopplysninger med. Det vises for øvrig til www.spekter.no/Personvern om hvordan Spekter behandler personopplysninger.

Det kan oppstå tilfeller der vi må ha ditt samtykke til å behandle opplysninger om deg. Du blir da bedt om å signere en samtykkeerklæring. Dersom vi behandler opplysninger om deg på grunnlag av ditt samtykke, kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket.

Du har rett til å se/få innsyn i og kopi av personopplysninger som er registrert om deg.

Dersom du mener det er registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Henvendelser om innsyn og sletting sendes til sis@studentensbeste.no Du vil motta svar senest innen en uke.

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen.

SiS, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysningene.