Dette er SiS – Studentsamskipnaden i Stavanger sin personvernerklæring. Denne personvernerklæringen forteller hvordan SiS samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Vår nettstedsadresse er: https://studentensbeste.no  – «https» gir sikret kommunikasjon på vårt nettsted.

Personopplysninger

SiS, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Denne erklæringen oppdateres fortløpende.

Hvorfor har vi behov for lagring av data

Når du som student betaler semesteravgift til din høyere utdanningsinstitusjon i regionen, får du tilgang til våre tilbud. SiS har for tiden ingen uttømmende oversikt over hvilke studenter som har betalt semesteravgift, så dette må dokumenteres av studenten selv. Når du er i kontakt med våre forskjellige avdelinger/tilbud, er det ulike behov som gjør at vi samler inn og lagrer bestemte opplysninger om deg. Vi samler bare inn det som skal til for å utføre de prosessene som er nødvendig, og dataene blir bare lagret så lenge vi har behov for de.

Vår risikovurdering viser at de mest sensitive dataene er de som gjelder Psykolog, Helsesøster og Barnehage. Disse har særskilte rutiner for at opplysningene skal være trygge. Dette er beskrevet under.

Nedenfor gir vi en oversikt over hvilke data vi håndterer i våre ulike avdelinger/tilbud, hvordan de blir lagret, hvem som har tilgang, hvordan de er sikret, sletterutinter og avtaler med eksterne databehandlere.

Når du besøker våre psykologer registreres opplysninger i pasientens journal i tråd med helsepersonelloven §§ 39 og 40 og pasientjournalloven kapittel 2 og forskrift om pasientjournal.
Hjemmelen er krav i Lov om helsepersonell, samt forskrift om pasientjournal §8.
Opplysningene lagres i fagsystemet «Psykbase» (elektronisk). Video og inntaksskjema i låsbart arkivskap.
Disse har tilgang til opplysningene: Psykologene, klienten og pårørende i henhold til lov om pasient- og brukerrettigheter. Samarbeidspartnere som lege, DPS o.a. forutsatt at klienten har gitt samtykke. Unntak i spesielle situasjoner som dekkes av forskrift om pasientjournal, lov om helsepersonell, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om barnevernstjenester.
Sikringstiltakene er slik: Innlogging i psykbase er med passord og altinnkort. Papirbasert inntakssjema makuleres årlig, utskrift av data med pasientnavn og video makuleres så snart bruken er ferdig. Pasientjournaler kan slettes etter 10 år og rutine for det vil bli utarbeidet.
Opplysningene behandles og lagres her: I psykbase (elektronisk) som lagres hos Aspit/Psykbase. Videoopptak og inntaksnotaet lagres i begrenset tid i låst arkivskap hos SiS. SiS helse har egen printer til sensitivt materiell.
SiS har databehandleravtale med Aspit AS.

Personlig konsultasjon hos helsesøster:

Her lagres navn, fødselsdato og helserelaterte forhold.
Dette er hjemlet i Helsepersonelloven §4.
Opplysningene blir lagret i papirbasert journal i låst arkivskap. Kun helsesøster har tilgang.
Sletting skjer i henhold til Helsepersonellovens §§42, 43 og 44.

Selvtesting:

Her lagres navn, personnummer og mobilnummer
Dette følger rutine for testing og eventuell behandling av kjønnssykdommer, ref Helsedirektoratets anbefaling i Metodeboken.
Klienten fyller ut skjema med opplysningene. Helsesøster overfører opplysningene til rekvisisjonsskjema som sammen med prøve leveres SUS, medisink mikrobiologi.
Opplysningene blir lagret i papirbasert journal i låst arkivskap. Helsesøster og SUS har tilgang.
Sletting skjer i henhold til Helsepersonellovens §§42, 43 og 44.

Ved positiv test får helsesøster beskjed fra SUS og deler ut antibiotika.
Papirbasert journal og utsylt skjema med navn og personnummer som lveres Apotek1 Madla Amfi.

Opplysninger om barnet

For barna i barnehagen registreres: navn,fødselsdato, adresse,allergier, vaksinasjon, nasjonalitet. Der det er behov lagres kartlegging av eventuelle fysisk og psykiske utfordringer.
Dette er nødvendig for å tildele plass, oppfølging av barna, fakturering og HMS.
Opplysningene lagres i IST, ESA, i barnemapper og avdelingsmapper. Tilgang til disse har daglig leder, nestleder og pedagiske ledere. Dataene er passordbeskyttet i fagsystemene, og fysiske papir er lagret i låste arkivskap. Det er rutiner for sletting.
Det foreligger databehandleravtale med IST og ESA.

Opplysninger om foreldre

For foreldre til barn i barnehage registreres: Navn,fødselsdato, adresse, mobinlnr., maildresse, nasjonalitet,inntekt, studier.
Dette er nødvendig for tildeling av plass, oppfølging av barna, HMS, fakturering, kommunikasjon.
Opplysningene lagres i IST, ESA, i barnemapper og avdelingsmapper. Tilgang til disse har daglig leder, nestleder og pedagiske ledere. Dataene er passordbeskyttet i fagsystemene, og fysiske papir er lagret i låste arkivskap. Det er rutiner for sletting.
Det foreligger databehandleravtale med IST og ESA.

Opplysninger om praksisstudenter fra UiS

For praksisstudenter fra UiS registreres: Navn, mailadresse, mobilnr, informasjon om tidligere praksis og styrker/utfordringer.
Dette er nødvendig for å evaluere under praksisen.
Opplysningene lagres i studentmapper i barnehagen, og deles med praksislærer. Daglig leder i barnehagen har tilgang til mappene, som lagres i låste arkivskap.

Når du søker bolig

Opplysningene du oppgir i din søknad blir benyttet for prioritering og tildeling av bolig.
De blir lagret i fagsystemet UniPluss.
Ansatte i SiS boligavdeling har tilgang til dataene.
Dataene blir lagret og slettet i tråd med rutiner i UniPluss.
SiS har databehandleravtale med UniPluss, Idfy og UniMikro

Når du bor hos oss

Her er fullstendig personvernerklæring for deg som bor i SiS bolig

Du som har parkeringsavtale med SiS bolig

Vi lagrer navn og registreringsnummer på bilen for å kunne gjennomføre kontroll av parkeringsplassene.
Opplysningene blir lagret i papirformat i SiS sin resepsjon, og det er årlig sletterutine for dette.

De opplysningene som samles inn ved søknad om arrangementsstøtte er nødvendige for å kunne saksbehandle og utbetale støtte. Opplysningene lagres i fagsystemet Freshdesk by Freshworks ®.
Regnskapslov og Bokføringslov med tilhørende forskrifter regulerer lagring av dataene, da det er økonomiske transaksjoner.
Det er saksbehandlere og enkelte ansatte i regnskapsavdelingen som har tilgang til opplysningene. Tilgang reguleres med personlige passord. Opplysningene lagres på driftsleverandørens servere i USA. Disse er GDPR compliant med Privacy Shield. Det foreligger databehandleravtale (DPA) med Freshworks.

SiS kafé har kameraovervåking kafe Optimisten i Kjølv Egelands hus. Overvåkningen går til et lukket system. Det er kun Daglig leder SiS kafe som har mulighet til å logge seg på systemet. SiS kafé har egen skriftlig rutine for pålogging. Pålogging av kamerasystemet skal kun gjøres dersom det er mistanke om en kriminell handling. Politiet får ved mistanke om kriminelle handlinger og ved skriftlig oppfordring om adgang – tilgang til systemet.

Hvem vi deler dine opplysninger med

SiS vil ikke utlevere opplysninger om student/kunde til tredjepart. Unntaket er der hvor lovverket krever utlevering. For eksempel regnskapsloven, eller i forbindelse med forsikringssaker.

SiS vil ikke utgi data om student/kunde til sosiale medier, for eksempel Facebook eller Instagram for behandling hos dem.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om innsyn og sletting sendes til sis@studentensbeste.no Du vil motta svar senest innen en uke.

Tilleggsinformasjon

Våre rutiner for datalekkasjer